Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.

Spletna stran EKP v Sloveniji: www.eu-skladi.si

Naziv operacije: Izboljšanje poslovnih procesov podjetja Pasus

Kratica operacije: I4P

Opis operacije z namenom in cilji operacije:

V podjetju Pasus d.o.o. bomo izboljšali poslovne procese na ključnih štirih področjih: nabava, skladiščenje, proizvodnja in kadri.

Ti bodo imeli energetski, snovni in družbeni vpliv, predvsem pa bo ključna večja konkurenčnost podjetja in višja dodana vrednost na zaposlenega.

Naše podjetje se srečuje s ključnimi problemi sezonskega povečanega dela, pomanjkanja komunikacije in predaje informacij med zaposlenimi, hkrati pa bi radi znižali tudi energetsko porabo in povečali snovno učinkovitost.

Proces nabave:

Pri procesu nabave se srečujemo s problemom, da samo določeni zaposleni vedo kje naročamo blago in surovine, kolikšno količino blaga naročamo in v kakšnih embalažah. Zaradi sezonskega povečanega obsega dela, pa tudi zaradi floktuacije zaposlenih ali različnih odsotnosti (odpoved pogodbe, bolniška odsotnost, dopust), ne prihaja do predaje ključnih informacij ostalim zaposlenim. Rešitev vidimo v optimizaciji nabavnega procesa, tako, da se specifična znanja posameznih zaposlenih spravijo na nek skupni imenovalec, ki je dosegljiv vsem. S tem bomo omogočili, da lahko vsak pride do informacij, ki jih v danem trenutku potrebuje. S tem procesom preprečimo, da bi določena oseba pridobljeno znanje odnesla s seboj oziroma ga ne bi predala svojim sodelavcem.

Če ni pretoka in predaje ustreznih informacij, lahko pride do povečanja porabe materialov, energije, odpadka, prav tako pa pride do nezadovoljstva med zaposlenimi, strankami in dobavitelji.

Proces skladiščenja:

V procesu skladiščenja želimo predvsem znižati količino (organskih) odpadkov. V zvezi s pravilnim skladiščenjem je zelo pomemben proces planiranja jedilnikov in planiranje števila gostov, tako da imamo na eni strani na voljo dovolj zalog, na drugi strani pa z ustreznimi procesi ustvarimo čim manj odpadka (kala).

Problem bomo rešili z znižanjem oziroma optimiziranjem porabe surovin skozi ustrezno naročanje surovin v ustrezni embalaži, ki omogoča hitrejše obračanje zalog. Naročali bomo kvalitetnejše materiale oziroma surovine, ki bodo dostavljeni ob pravem času, tako da bomo iz tega naslova dobili še bolj svežo hrano in zadovoljne stranke. Na ta način bomo povsem znižali tveganja, ki nastopajo pri shranjevanju živil in rokovanju z njimi.

Tudi pri procesu skladiščenja bomo uvedli, da bodo informacije o procesu skladiščenja in shranjevanja živil dostopna vsem, prav tako pa bodo vse skozi potekale tudi izboljšave, spremljanje in nadzor učinkovitosti.

Kadri (proces čiščenja in rokovanja z napravami):

Kot smo omenili že zgoraj, je ključni problem pomanjkanje informacij in predaja informacij med zaposlenimi. V zvezi s tem bomo optimizirali procese tako, da bodo informacije za vse zaposlene dostopne na enem mestu. Ugotovili smo, da zaradi nepravilne predaje informacij oziroma evidence v skupnem sistemu, lahko pride do povečanja stopenj tveganja, kot so, nezadovoljstvo zaposlenih, neučinkovita izraba delovnih ur, podvajanje dela, povečana poraba materialov (embalaža, itd), energetska (nepravilno rokovanje z napravami) in snovna poraba.

Tako bodo pri povečanem obsega dela ob znanih robnih pogojih, procesi dela jasno definirani, vsak od zaposlenih bo imel natančno določene delovne naloge in bo poznal tudi druge delovne procese (nabava, skladiščenje, proizvodnja, rokovanje z napravami, čiščenje) oziroma si bo v kratkem času pridobil ustrezne informacije. Manj časa bomo izgubili tudi pri uvajanju novih kadrov. Vodilni kadri bodo prevzeli ključne odgovornosti, procesi in kadri bodo prerazporejeni, narejen bo ustrezen popis nalog posameznega delovnega mesta in ustrezno prevzemanje nalog v času nadomeščanja.

Kadre bomo usposobili tudi za pravilno rokovanje z napravami (naprave na plin, konektomati, prezračevalni sistemi, hladilne naprave, električne naprave). S pravilno uporabo, ugašanjem, prižiganjem in ustrezno temperaturo bomo povečali energetsko učinkovitost in prihranili.

Del usposabljanj za zaposlene bo namenjen tudi pravilni uporabi in doziranju čistilnih sredstev, s tem bomo predvsem zmanjšali količino porabljenih čistil, porabo vode in prihranili.

Proizvodnja:

Poleg restavracije ima podjetje tudi lastno trgovino pod lastno blagovno znamko (bučno olje, čokolada, žganja, vino, itd.). V procesu proizvodnje za trgovino ja zastavljeni cilj, da se redno spremlja predpise in zakonske standarde in skrbi, da so procesi v skladu z zakonom. Cilj je izboljšanje materialne učinkovitosti, tako da se naroča vzdržljiv material in točno določen tip embalaže. Glede na podatke iz prejšnjih let je potrebno natančno planirati in spremljati stanje zalog in rok uporabe. Zaposlene bomo vpeljali v natančnejši sistem planiranja, tako da pride do čim nižje stopnje odpadka in večje številno končnih produktov.

Finančna podpora:

Operacijo delno financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR).

Rezultati operacije:

• Zaradi bolj natančnega definiranja delovnih nalog bomo prihranili, ker se delo ne bo podvajalo, delovne ure pa bodo učinkovitejše.
• Ker bodo informacije o ključnih delovnih procesih dostopne vsem zaposlenim bomo manj časa izgubljali pri uvajanju novih zaposlenih in pri nadomeščanju odsotnosti.
• Zaradi optimizacije nabave bomo naročali najbolj optimalne surovine v ustreznih embalažah in zmanjšali količino odpadka.
• Z ustrezno izboljšavo skladiščenja bomo znižali porabo surovin skozi ustrezno naročanje surovin v ustrezni embalaži, ki omogoča hitrejše obračanje zalog. Naročali bomo kvalitetnejše materiale oziroma surovine, ki bodo dostavljeni ob pravem času, tako da bomo iz tega naslova dobili še bolj svežo hrano in zadovoljne stranke. Na ta način bomo povsem znižali tveganja, ki nastopajo pri shranjevanju živil, rokovanju z njimi in tako povečali prihranek in zmanjšali odpadek.
• Kadri bodo dobili več odgovornosti in bodo tako lažje prevzemali tudi naloge ob povečanju dela, njihovo delo pa bo učinkovitejše.
• Z usposabljanji glede rokovanja z napravami in uporabo čistilnih sredstev bomo povečali snovno in energetsko učinkovitost in prihranili pri porabi.
• Vpeljali bomo dinamičen vidik vodenja zaposlenih na sistem meril in učinkovitosti, ki bo povečal njihovo dodano vrednost.
• Zmanjšali bomo število ur za delegiranje, za uvajanje kadrov, za razpored dela in ustrezno prihranili.
• Ustrezen nov sistem predaje informacij in spremljanje učinkovitosti zaposlenih, ki jim bo pomagal, da dosežejo višji nivo opravljanja storitev.